Evidenca 2.0 – Sistem pomoči

Sklop Vodenje organov VSŠ je namenjen upravljanju vseh aktivnosti, povezanih z delovanjem organov odločanja v višjih strokovnih šolah.

Gre za centralni modul, kjer uporabnik:

• upravlja organe odločanja
• vodi upravne postopke
• obravnava vloge
• organizira in spremlja seje
• sodeluje v komisijah

Ta sklop zagotavlja sledljivost, preglednost in formalno pravilnost odločanja v sistemu.

Glavni podsistemi so:

• Organ odločanje
• Vloge
• Seje

Modul omogoča digitalno podporo upravnim postopkom, ki vključujejo:

• sprejemanje odločitev
• obravnavo vlog
• delo komisij
• izvedbo sej

Z uporabo sistema se zagotavlja:

• enotno vodenje postopkov
• sledljivost odločitev
• pregled nad odgovornostmi
• enostavno sodelovanje med člani organov

Povezava:

• Odpri – Organ odločanje

Podmodul Organ odločanje omogoča upravljanje organov, ki sodelujejo v postopkih odločanja.

Uporabnik lahko:

• pregleda seznam organov
• ustvari nov organ
• določi člane organa
• določi vloge članov (predsednik, član ipd.)
• ureja podatke o organu
• deaktivira ali izbriše organ

• študijska komisija
• disciplinska komisija
• senat
• druga strokovna telesa

Organ predstavlja skupino oseb, ki:

• sprejema odločitve
• obravnava vloge
• vodi postopke

Povezava:

• Odpri – Vloge

Podmodul Vloge je namenjen upravljanju vseh vlog, ki jih oddajo študenti ali drugi uporabniki.

Uporabnik lahko:

• pregleda seznam vlog
• odpre posamezno vlogo
• spremlja status vloge
• dodeli vlogo organu odločanja
• pripravi odločitev
• vodi zgodovino obravnave

• prošnje študentov
• pritožbe
• zahteve za priznanje
• druge upravne vloge

• v obravnavi
• rešena
• zavrnjena
• zaključena

Vloga predstavlja:

• zahtevek uporabnika
• predmet odločanja organa
• osnovo za izvedbo postopka

Povezava:

• Odpri – Seje

Podmodul Seje omogoča organizacijo in vodenje sej organov odločanja.

Uporabnik lahko:

• ustvari novo sejo
• določi datum in lokacijo
• dodeli organ odločanja
• pripravi dnevni red
• doda obravnavane vloge
• vodi zapisnik seje
• zaključi sejo

• datum in čas
• lokacija
• organ
• seznam točk (dnevni red)
• udeleženci
• sklepi

Seja je:

• formalni dogodek odločanja
• prostor za obravnavo vlog
• zapis odločitvenega procesa

Vsi trije moduli so med seboj povezani:

• Organ odločanje določa, kdo odloča
• Vloge določajo, o čem se odloča
• Seje določajo, kdaj in kako se odloča

Tok dela:

1. uporabnik odda vlogo
2. vloga se dodeli organu
3. organ obravnava vlogo na seji
4. sprejme se odločitev
5. vloga dobi status

Uporaba modula omogoča:

• centralizirano upravljanje postopkov
• preglednost odločanja
• sledljivost vseh aktivnosti
• manj administrativnega dela
• boljšo organizacijo sej

• Vse vloge morajo biti pravilno dodeljene organom
• Seje morajo biti zaključene za dokončno odločanje
• Spremembe je potrebno redno shranjevati
• Podatki morajo biti skladni z uradnimi postopki

Sklop Vodenje organov VSŠ omogoča celovito upravljanje:

• organov odločanja
• upravnih vlog
• sej in odločitev

Sistem povezuje vse ključne elemente odločanja v enoten, pregleden in sledljiv proces.