Sklop Vodenje in priprava študijskega leta predstavlja ključen del sistema, saj omogoča celovito načrtovanje, organizacijo in izvajanje študijskega procesa.

Uporabnik lahko v tem sklopu upravlja vse bistvene elemente študijskega leta – od priprave programov, modulov in pogojev do izvedbe tekočega leta ter objave informacij.

Ta sklop je namenjen:

• administrativnim delavcem
• vodjem programov
• predavateljem
• vodstvu izobraževalne ustanove

Glavni cilj je zagotoviti pregledno, učinkovito in usklajeno izvajanje študijskih aktivnosti.

Sklop povezuje več ključnih procesov:

• načrtovanje izobraževalnih programov
• organizacijo izvedbe študijskega leta
• določanje pravil (pogoji, napredovanje)
• obveščanje uporabnikov

Vsi podatki so zbrani na enem mestu, kar omogoča:

• boljši nadzor nad potekom študijskega leta
• hitrejše spremembe in prilagoditve
• zmanjšanje napak in podvajanja podatkov

Katalog študijskih programov je pripravljen s strani administratorja sistema oziroma skupnosti.

Uporabnik (npr. referent) lahko:

• pregleda razpoložljive programe
• prenese programe v svoje okolje
• uporablja programe kot osnovo za nadaljnje delo

Katalog predstavlja osnovo za delo, saj vsebuje standardizirane in potrjene programe, ki jih uporabniki nato prilagajajo svojim potrebam.

Uporabnik lahko upravlja celoten življenjski cikel študijskega programa.

Možnosti vključujejo:

• ustvarjanje novih programov
• urejanje obstoječih programov
• določanje ciljev in vsebine programa
• definiranje trajanja programa
• povezovanje programov z moduli

Programi predstavljajo osnovo celotnega sistema, zato je pomembno, da so:

• pravilno strukturirani
• usklajeni z zakonodajo
• prilagojeni potrebam izobraževanja

Moduli so gradniki študijskih programov.

Uporabnik lahko:

• ustvarja in ureja module
• določa učne vsebine
• definira učne izide
• povezuje module z različnimi programi
• prilagaja module glede na potrebe

To omogoča:

• večjo fleksibilnost programov
• lažje posodabljanje vsebin
• boljšo preglednost nad strukturo izobraževanja

Odprti kurikul omogoča dinamično prilagajanje vsebin.

Uporabnik lahko:

• dodaja dodatne učne vsebine
• spreminja obstoječe vsebine
• prilagaja program glede na potrebe trga
• spremlja uporabo posameznih vsebin

Uporaba odprtega kurikula:

• omogoča hitro odzivanje na spremembe
• izboljšuje relevantnost izobraževanja
• povečuje konkurenčnost študentov

Ta del omogoča določanje pravil, ki urejajo potek študija.

Uporabnik lahko definira:

• pogoje za vpis v program
• pogoje za napredovanje
• pogoje za zaključek programa
• obveznosti študentov

Dobro definirani pogoji:

• zmanjšujejo nejasnosti
• izboljšujejo transparentnost
• zagotavljajo enotno izvajanje pravil

Ta funkcionalnost omogoča pripravo konkretne izvedbe študijskega leta.

Uporabnik lahko:

• določa, kateri programi se bodo izvajali
• razporeja izvedbo po oddelkih ali skupinah
• določa izvajalce (predavatelje)
• pripravlja strukturo izvedbe za tekoče leto

To je ključni korak, kjer se načrtovani programi prenesejo v dejansko izvajanje.

Sistem omogoča enostavno objavo informacij.

Uporabnik lahko:

• objavlja študijske programe
• objavlja pomembna obvestila
• nadzira vidnost vsebin

To zagotavlja:

• pravočasno obveščanje
• večjo transparentnost
• boljšo komunikacijo med deležniki

• Centralizacija – vse informacije na enem mestu
• Preglednost – jasna struktura podatkov
• Učinkovitost – manj ročnega dela
• Prilagodljivost – enostavne spremembe
• Zanesljivost – manj napak
• Boljša organizacija – lažje planiranje študijskega leta

Sklop omogoča:

• pripravo programov
• organizacijo izvedbe
• določanje pravil
• obveščanje uporabnikov

S tem se zagotavlja kakovostno, pregledno in učinkovito izvajanje študijskega leta.