Vloge – upravljanje postopkov

Modul Vloge omogoča celovito upravljanje upravnih postopkov, od vnosa vloge do spremljanja statusa, obravnave in upravljanja pripadajoče dokumentacije.

Uporabnik lahko:

• ustvari novo vlogo
• pregleduje seznam vseh vlog
• ureja podatke vloge
• spremlja status postopka
• upravlja dokumente
• izvaja nadaljnje postopke (obravnava, odločanje)

Na tej strani je prikazan seznam vseh vlog v sistemu.

• Dodaj vlogo – odpre izbor tipa vloge
• Filtri – omogoča filtriranje po različnih kriterijih

Tabela vsebuje osnovne podatke o vlogah:

• številka vloge
• ime in priimek
• vpisna številka
• tip vloge
• datum oddaje
• status
• obrazložitev
• komisija
• datum komisije
• popolnost vloge

Za vsako vlogo so na voljo naslednje akcije:

• Odpri (oko) – odpre podrobnosti vloge
• Uredi (svinčnik) – omogoča urejanje podatkov
• Izbriši (koš) – odstrani vlogo

Spodnji del prikazuje dokumente, vezane na izbrano vlogo.

Možnosti:

• Naloži – dodaj dokument
• Osveži – posodobi seznam
• Prikaži/skrij – prikaz dokumentov

Po kliku na Dodaj vlogo se prikaže izbor tipa vloge.

Uporabnik lahko izbira med različnimi postopki, kot so:

• Vpisni postopek
• Posebni statusi
• Nadaljevanje študija
• Diplomiranje
• Priznavanje znanja
• Drugo

Vsak tip vloge predstavlja drugačen upravni postopek.

Po izbiri tipa vloge se odpre obrazec za vnos podatkov.

Uporabnik vnese:

• status vloge
• datum oddaje
• popolnost vloge
• opombo

• ime in priimek
• spol
• kontaktni podatki (telefon, e-pošta)
• naslov

• želeni program
• način študija
• status odobritve

Uporabnik lahko:

• dodaja priloge
• pregleduje dokumente
• vidi tip in velikost dokumenta
• spremlja datum nalaganja

⚠️ Zelo pomembno:

Zahtevani podatki v obrazcu niso vedno enaki.

• Obseg in vrsta podatkov sta odvisna od izbranega tipa vloge
• Vsak tip vloge lahko zahteva:
  • različne podatke
  • različne dokumente
  • dodatna polja
• Sistem dinamično prilagodi obrazec glede na izbiro

Primer:

• vloga za priznavanje znanja zahteva drugačne podatke kot vpisna vloga

Najpogostejši statusi:

• Oddana – vloga je bila oddana
• V potrjevanju – vloga je v obravnavi
• Zaključena – postopek je končan

Status omogoča spremljanje poteka postopka.

Postopek običajno poteka:

1. uporabnik klikne Dodaj vlogo
2. izbere tip vloge
3. vnese zahtevane podatke
4. priloži dokumente
5. shrani vlogo
6. spremlja status
7. vloga se obravnava na seji/komisiji

Modul Vloge je povezan z:

• Seje – obravnava vlog
• Organ odločanja – določanje komisij
• Dokumenti – priloge in dokazila

Modul omogoča:

• centralizirano upravljanje vseh vlog
• sledljivost postopkov
• povezavo z odločanjem
• enostavno upravljanje dokumentacije

Z uporabo modula se zagotavlja pregledno, sledljivo in učinkovito vodenje upravnih postopkov.